Chi gestisce molti clienti ed emette fatture su fatture lo sa bene: dove regnano anagrafiche clienti non aggiornate, lì regna il caos.
È un assioma che le nostre amiche segretarie e contabili ben condivideranno, e proprio per loro abbiamo pensato a un piccolo regalo: una guida che evidenzia i vantaggi di avere un’anagrafica cliente sempre aggiornata, da far leggere ai loro capi o referenti commerciali talmente occupati nella ricerca di nuovi clienti da trascurare la parte operativa.
1) Anagrafica cliente aggiornata: documenti validi
L’anagrafica cliente aggiornata è la prima condizione per avere documenti corretti, validi e accettati. Parliamo di preventivi, fatture, bolle e tutto quello che riguarda la parte contabile e amministrativa: l’addetto/a alla contabilità può concentrarsi sul contenuto e non perdere tempo con la temibile coppia storno + nuova emissione, con la rettifica di intestazioni o partite IVA.
2) No alle note di credito, sì a pagamenti più rapidi
Il concetto di nota di credito spaventa chiunque abbia a che fare con fatture e pagamenti: è un intoppo fastidioso che coinvolge non solo l’ufficio dell’azienda, ma anche lo studio commercialista. E, soprattutto, a volte causa ritardi nell’incasso del pagamento. Tutto questo può essere evitato con un’anagrafica cliente sempre aggiornata, anche per quei clienti con cui ci si interfaccia poche volte e a distanza di tempo… anzi, a maggior ragione per loro!
3) E-mail marketing efficace
L’anagrafica clienti comprende anche i contatti, come numero di telefono e indirizzi e-mail. Avere la mail del proprio cliente aggiornata è fondamentale per intraprendere azioni di mail marketing, come ad esempio il recall su clienti “dormienti”, l’aggiornamento su novità e nuovi prodotti aziendali, l’invio di promozioni e bonus. Altrimenti cosa accade nel caso di una spedizione massiva di DEM o newsletter? Tornando indietro tantissimi messaggi di errori e il tasso di conversione si riduce drasticamente.
4) Mappa aggiornata per addetti in uscita
Anche i tuoi addetti in uscita potrebbero impazzire di fronte a indirizzi non corretti: la cosa più veloce per raggiungere un cliente da cui ci si reca la prima volta è infatti quella di accedere al gestionale aziendale online, cliccare sull’indirizzo inserito in anagrafica ed essere automaticamente rimandato a Google Maps, Waze o app simili. Sai quanto tempo (= quanti soldi) rischi di perdere se il tuo addetto sbaglia strada e ritarda? Non è questo che desideri per il tuo business, vero? 🙂